Priprava na krizno situacijo v primeru pandemije
Pandemija je grožnja poslovanju, o kateri v glavnem nismo razmišljali. Tudi takrat, kadar pandemija ne predstavlja najbolj črnega scenarija, kjer so ogrožena življenja, moramo razmišljati vsaj o izostankih z dela. Ti bodo v primeru prihoda pandemske gripe prav gotovo prisotni. Prav verjetno je, da se bo po zaključku pandemije velika večina zaposlenih vrnila na delo. Organizacija poslovanja v času odsotnosti zaposlenih pa je izziv.
V podjetju smo pripravili nekaj smernic, po katerih se lahko vsaka organizacija vsaj v grobem in na hitro zorganizira in pripravi na krizno situacijo.
Priporočamo pregled spodaj navedenih smernic.
Priprava na krizno situacijo v primeru pandemije
Najprej oblikujte splošne zahteve za upravljanje neprekinjenosti poslovanja v primeru pandemije:
1. Splošno
1.1 Upravljanje odsotnosti
V vsaki organizacijski enoti oblikujte sezname:
- Zaposlenih, ki lahko delajo od doma in
- zaposlenih, ki bivajo dovolj blizu, da jih morebitna karantena ne bi omejevala pri prihodu na delo.
1.2 Krizno vodenje
V podjetju organizirajte skupino za krizno vodenje. Skupina je v rednih, vsaj dnevnih kontaktih in odloča o potrebnih ukrepih ter jih objavlja. Skupino kriznega vodenja sestavljajo:
- Vsi direktorji organizacijskih enot in
- služba za stike z javnostmi.
Komunikacija skupine za krizno vodenje poteka preko naslednjih komunikacijskih kanalov:
- Mobilni telefoni,
- elektronska pošta,
- sporočilni sistemi kot Skype,
- interni portali.
Po oblikovanju osnovnih ukrepov upravljanja neprekinjenosti poslovanja v primeru pandemije sprejmite ukrepe, ki bodo vsaj v določenem delu zagotavljali delovanje osnovnih poslovnih funkcij podjetja.
2. Ukrepi
Ukrepe za pripravo na krizno situacijo smo razdelili na 3 stopnje, glede na nujnost. Urgentne ukrepe je potrebno izvesti takoj in zanje pripraviti sklepe. Za ostale ukrepe se izvede organizacija aktivnosti in priprava na ustrezen odziv.
2.1 Urgentni ukrepi (izvedba takoj):
1. Podjetje pripravi seznam dežurstev za najbolj kritične sisteme. Dežurstva so brez omejitve trajanja. Dežurne osebe so tisti zaposleni, ki živijo v regiji isti regiji, kot je lokacija podjetja in bi v primeru razglasitve karantene lahko prišli na delovno mesto. Ukrep se izvede s sklepom takoj.
2. Vsi zaposleni, ki za službene namene uporabljajo prenosne računalnike, so zavezani, da jih vsakodnevno odnesejo domov. Ukrep se izvede s sklepom takoj.
3. Vsi zaposleni morajo vsakodnevno pred prihodom na delovno mesto na dogovorjenem komunikacijskem kanalu preveriti najnovejše stanje ukrepov, predvsem to, ali se prične z izvajanjem dela od doma ali se pričakuje prihod na delovno mesto. Skupina kriznega vodenja skrbi za objave. Ukrep se izvede s sklepom takoj.
4. Službene poti v Italijo so ukinjene. Ukrep se izvede s sklepom takoj.
5. Kadrovska služba naj ugotovi, kako se bodo obravnavale odsotnosti v primeru karantene in s tem seznani vse zaposlene.
6. Pripravi se prenosnike za morebitne potrebe dežurnih služb.
2.2 Manj urgentni (pripravljeni sklepi, izvedba ob pojavu prvih primerov okužbe v Sloveniji):
1. Službene poti po Sloveniji so prepovedane, nadomestijo se z uporabo drugih komunikacijskih orodij (Skype).
2. Podjetje izvede omejevanje koncentracije zaposlenih na delovnih mestih, zaposlenim se omogoči in priporoči delo od doma.
3. Zaposlenim, ki morajo biti prisotni na delovnem mestu, se zagotovi razkužilo za roke in zaščitne maske.
4. Omogoči se brezplačno parkiranje tistim, ki prihajajo na delovno mesto in drugače uporabljajo javni prevoz.
5. Servis se lahko tudi zapre.
6. Organizira se delo od doma za dežurne službe.
2.3 Ostali ukrepi (pripravljene vsebine, izvedba je mogoča kadarkoli):
1. Zaposlene se spodbuja, da:
- Zmanjšajo uporabo javnega prevoza
- Se ne prehranjujejo v obratih javne prehrane
- Se redno izvaja prezračevanje prostorov
- Za kašelj in kihanje se uporabljajo robčki, ki se odlagajo v posebne vreče za odpadne robčke.
- Se uporablja razkužila za roke in maske za obraz.
2. Zaposleni lahko delajo v močno gibljivem delovnem času, npr.: pridejo na delovno mesto popoldan, če jim to delo omogoča.
