Neprekinjeno poslovanje v času zdravstvene krize

Zdravstvena kriza

Zdravstvena kriza, povzročena zaradi COVID-19, nas je na neprijeten način opomnila, da je pripravljenost na drugačno izvajanje poslovnih procesov nujnost za vsako organizacijo. Mnogo je bilo zapletov in nerazumevanja in marsikdo sedaj bolje ve, kako bi se morala organizacija odzivati v primeru krize. Preden to pozabimo, preden se spet zgodi nepričakovano, bi morala vsaka organizacija svoja spoznanja in vedenja strukturirano dokumentirati. Samo tako lahko nova spoznanja uporabi še kdaj. Pravi odziv je priprava načrtov neprekinjenega poslovanja.

 

Odziv na zdravstveno krizo

Zdravstvenih kriz se vsi upravičeno bojimo, saj smo od njih ogroženi, tako osebno s svojim zdravjem in čustveno zaradi skrbi za tiste, ki jih imamo radi, kot tudi zaradi ekonomskih pretresov, ki jih te lahko povzročijo.

 

Tisto, česar smo se potihoma bali in se nikoli prav zares pripravljali, je tu. Razglašena je bila pandemija in v Sloveniji epidemija COVID-19.

 

Če bi imeli narejene načrte neprekinjenega poslovanja tudi za primer pomanjkanja človeških virov, torej izvajalcev poslovnih procesov, potem bi sedaj vedeli:

- kateri so ključni poslovni procesi, katere so nujne aktivnosti, ki jih mora organizacija izvajati, da preživi;

- kdo, kje in kako bo izvajal ključne procese in aktivnosti;

- kako bo organizacija komunicirala z različnimi javnostmi;

- kako bo teklo krizno vodenje.

 

Priprava na delovanje med zdravstveno krizo

Vsaka organizacija z nekaj truda lahko vzpostavi ključne procese upravljanja neprekinjenega poslovanja. To so krizno vodenje, krizno komuniciranje in organizacija dela v krizni situaciji.

 

Krizno vodenje

Krizno vodenje naj vključuje vsaj:

- hierarhijo vodenja;

- jasna pooblastila za sprejemanje odločitev;

- jasne odgovornost za poročanje;

- natančne urnike in načine komuniciranja kriznega managementa.

 

Krizno komuniciranje

Krizno komuniciranje naj bo usmerjeno v različne javnosti, predvsem pa:

- sporočanje vseh dejanj zainteresirani javnosti;

- sporočanje dejstev brez prikrivanja resnice, laž ni primerna in je škodljiva;

- sporočila naj bodo kratka in jasna, zapleten strokovni jezik in predloga sporočila niso primerna;

- komuniciranje naj bo redno, vsebuje naj informacije o tem, kdaj bo objavljeno naslednje sporočilo;

- načrt komuniciranja naj bo pripravljen vnaprej, seveda ga je treba spoštovati;

- komunicira naj en govorec, ki je vešč podajanja informacij;

- zanemariti se ne sme nobena javnost: stranke, zaposleni, dobavitelji, lastniki, itd.

- seznami prejemnikov sporočil za vsako skupino oziroma javnost naj bodo pripravljeni vnaprej;

- improvizacija ni primerna za krizno komuniciranje.

 

Organizacija dela v krizni situaciji

Organizacijo dela v krizni situaciji predstavljajo naslednje aktivnosti:

- organizirajo naj se izmene in delo izven rednega delovnega časa za zdravo osebje;

- prestavijo se vnaprej napovedane odsotnosti, kot so dopusti, izobraževanja in podobno;

- izvede se navzkrižno usposabljanje, kjer je to mogoče tako, da so nadomeščanja odsotnih lažje izvedljiva;

- uvede se mentorstvo za boljše navzkrižno izmenjavo znanj med zaposlenimi;

- ugotovijo se možnosti za začasno zaposlitev študentov, podpišejo se ustrezne pogodbe, zaposlijo se delavci za določen čas;

- pripravijo se seznami upokojenih zaposlenih in njihovih znanj, sklenejo se dogovori z upokojenimi bivšimi zaposlenimi za vpoklic v primeru potrebe;

- uvede se več različnih delovnih časov, da se omejijo medsebojni kontakti med zaposlenimi in njihova gostota na delovnih mestih;

- zagotovi se mehanizem za vzpostavitev stikov z zaposlenimi in njihovega lociranja izven delovnega časa;

- premakne se delovna mesta kritičnih zaposlenih (tistih, ki so nujni za nadaljevanje poslovanja) na druge lokacije;

- zamakne se načrtovane vzdrževalne projekte na kasnejši čas;

- zaposlenim se omogoči, da delajo od doma. Pripravijo se ustrezni postopki za delo od doma;

- spoštuje se polno plačilo tudi za zaposlene, ki ostanejo doma zaradi bolezni (da ne bi zaradi razlike v plači vztrajali na delovnih mestih in širili okužbe). Natančno se opredeli plačilo za prisotne, za tiste, ki delajo od doma, ostanejo doma zaradi potrebne nege otrok ali staršev, ostanejo doma zaradi zaprtja šol ali javnega prevoza in vse ostale možnosti.

 

Vračanje v normalno poslovanje

Ob zaključevanju zdravstvene krize mora organizacija načrtovati vračanje v normalno poslovanje. V ta namen je smiselno razmišljati o postopnem vključevanju zaposlenih v normalno poslovanje, o zagotavljanju varnostnih ukrepov varovanja zdravja, o spoštovanju notranje in zunanje regulative in o specifičnih pričakovanjih deležnikov.

 

Tako naj podjetje pred zagonom normalnega poslovanja zagotovi vsaj naslednje:

1. Pripravi se nabor poslovnih funkcij glede na njihovo kritičnost, najprej se v normalno poslovanje vrnejo najbolj kritične funkcije, nato ostali. Verjetno se v tem trenutku za najbolj kritične funkcije smatrajo tiste, ki že sedaj delajo od doma in njihovo delovanje nikoli ni bilo prekinjeno. Izvajalci teh funkcij se najprej vrnejo na delovna mesta. Za ostale zaposlene se pripravi urnik vračanja na delovna mesta.

 

2. Pripravi se seznam zaposlenih, ki se najlažje vrnejo v običajno delovno okolje. Ob tem se upošteva rizičnost posameznika za izpostavljenost okužbi. Zaposlenim, ki sodijo v rizične skupine (kronični bolniki, starejši zaposleni), se omogoči nadaljevanje dela od doma, dokler traja večja verjetnost okužbe.

 

3. Dokler veljajo zdravstveno pogojeni varnostni ukrepi v državi, se zaposlenim omogoči fleksibilen delovni čas. Na ta način se zmanjšuje koncentracija zaposlenih v poslovnih prostorih. Možne oblike dela so:

a. Oblikovanje izmenskega dela, kjer se vnaprej opredeli izmenski delovni čas za zaposlene, ki delajo na običajnih delovnih mestih

b. Oblikuje se delna prisotnost na delovnem mestu v okviru tedna (polovica zaposlenih dela prvo polovico tedna na običajnem delovnem mestu, polovico tedna pa od doma; druga polovica zaposlenih dela v obratnem režimu)

 

4. Oblikujejo se seznami tistih zaposlenih, ki zaradi drugih vzrokov ne morejo izvajati svojega dela na običajen način. Sem štejemo predvsem:

a. Starše otrok, ki zaradi neizvajanja šolskih in predšolskih dejavnosti ne morejo na delo, ker morajo varovati otroke.

b. V isto skupino štejejo tudi tisti zaposleni, ki na delovno mesto ne morejo, dokler ni zopet vzpostavljen javni prevoz.

Za te zaposlene se pripravijo individualni dogovori, možne rešitve so: delo od doma, čakanje na delo in podobno.

 

Na delovnih mestih se predpiše, organizira nabava in zagotovi uporaba zaščitnih sredstev, kot so:

a. Zaščitne maske,

b. Razkužila za roke,

c. Higienske papirne brisačke v toaletnih prostorih,

d. Namenski koši za smeti za odvržene maske, brisače, robčke in podobno.

 

6. Do preklica se kot obvezno uporablja konferenčne klice namesto sestankov za interne in eksterne zadeve.

 

7. Zagotovi se brezplačna parkirna mesta za vse zaposlene, dokler ne začne delovati javni prevoz.

 

8. Začasno se ukine dostop do avtomatov s kavo in drugo ponudbo.

 

9. Zaposlenim se svetuje, da se ne družijo ob malici ali kavi.

 

10. Predpiše se redna uporaba razkužil za izpostavljena mesta, kot so kljuke na vratih, registrator delovnega časa, konzola za upravljanje alarma. Predpiše se redno zračenje delovnih prostorov vsako uro.

 

Ob koncu zdravstvene krize

Ob zaključku krizne situacije naj organizacije oblikujejo načrte neprekinjenega poslovanja, ki vključujejo tudi izvajalce poslovnih procesov in ne le delovanje informacijsko komunikacijske podpore.

 

Celovito načrtovanje neprekinjenega poslovanja je najlažje izvedljivo, če spoštujemo dobre prakse. Te so običajno zapisane v standardih in za načrtovanje neprekinjenega poslovanja je najbolj znan standard ISO 22301. Prva izdaja tega standarda je iz leta 2012, v letu 2019 pa je bil dopolnjen.

 

Oblikovanje načrtov neprekinjenega poslovanja

Če želimo vzpostaviti primerne načrte neprekinjenega poslovanja, je tako, kot običajno treba najprej ugotoviti, kaj in v kolikšni meri dejansko ogroža organizacijo. To ugotovimo z analizo operativnih tveganj, samo ocena informacijskih varnostnih tveganj ni dovolj. Druga nujna analiza je analiza vplivov na poslovanje, ki poda jasno sliko o tem, kako časovna komponenta zastoja poslovanja vpliva na organizacijo. Na podlagi obeh se oblikuje strategija neprekinjenega poslovanja. Strategija postavi okvire za postavitev načrtov neprekinjenega poslovanja in tudi za postavitev rezervne lokacije.

 

Strategijo naj odobri vodstvo organizacije, temu sledijo konkretno načrti neprekinjenega poslovanja. Konkretnost načrtov neprekinjenega poslovanja zagotovi jasna opredelitev odgovornosti in pooblastil pred, med in po razglasitvi krize.

 

In na koncu ne smemo pozabiti na najpomembnejši del načrtovanja neprekinjenega poslovanja: usposabljanje. Usposabljanje za delovanje v krizni situaciji mora temeljiti na izvajanju vaj. Izvedba vaje neprekinjenega poslovanja pa je zgodba, ki jo vsi prav dobro poznamo že iz principov testiranja. Vaje načrtujemo tako, da jasno vnaprej opredelimo pričakovan potek in rezultate. Vsa odstopanja med izvedbo vaje beležimo, kasneje analiziramo in kadar je to treba, popravimo načrte neprekinjenega poslovanja. To pa je že vsem dobro poznan cikel neprestanih izboljšav.

 

Slika 1: Shema vpeljave Načrtov neprekinjenega poslovanja (povečaj sliko)

 

 

Za konec

Vsaka organizacija naj razmisli, katere aktivnosti so tiste, ki jih lahko izvede sama. Ob tem ne gre zanemariti, da prava metodologija in izkušnje lahko prihranijo veliko časa in energije in seveda tudi denarja. Pripravljeni načrti neprekinjenega poslovanja morajo organizacijo pripraviti na morebitne krizne dogodke v bodočnosti. In samo to naj bo cilj vsake organizacije.

 

Alenka Glas, PRO.astec

 

Piškotki za analitiko
Ti se uporabljajo za beleženje analitike obsikanosti spletne strani in nam zagotavljajo podatke na podlagi katerih lahko zagotovimo boljšo uporabniško izkušnjo.
Piškotki za družabna omrežja
Piškotki potrebni za vtičnike za deljenje vsebin iz strani na socialna omrežja.
Piškotki za komunikacijo na strani
Piškotki omogočajo pirkaz, kontaktiranje in komunikacijo preko komunikacijskega vtičnika na strani.
Piškotki za oglaševanje
So namenjeni targetiranemu oglaševanju glede na pretekle uporabnikove aktvinosti na drugih straneh.
Kaj so piškotki?
Z obiskom in uporabo spletnega mesta soglašate z uporabo in beleženjem piškotkov.V redu Več o piškotkih