Projektna pisarna, da ali ne?

Če je projektno delo v organizaciji pogost ali celo običajen način dela, potem vsekakor priporočamo vzpostavitev neke oblike projektne pisarne. Ta organizacijska enota namreč skrbi za lažje administriranje projektov, pripravlja poročila, spremlja portfelj projektov in po potrebi pomaga z nasveti in usmeritvami. Lahko deluje tudi kot center projektnega znanja, ki skrbi za vzdrževanje in razvoj projektne paradigme znotraj organizacije.

Davor Hvala / MonitorPro

Z vprašanjem, ali je projektna pisarna smiselna ali ne, je nekoliko povezano tudi to, kam v organizaciji naj jo umestimo, če se že odločimo zanjo. V praksi se najde veliko različnih rešitev. Najpogosteje je projektna pisarna bodisi na področju »korporativnih poslov«, torej neke vrste štabna služba, ki poroča neposredno vodstvu, ali pa je del oddelka, ki pokriva IT. Razlog za zadnjo izbiro je največkrat v tem, da imajo po navadi informatiki največ izkušenj pri projektnem delu, poleg tega pa tudi sodelujejo pri skoraj vseh projektih. Še en razlog tiči v tem, da ima izvajanje projektov znotraj IT nekatere specifičnosti, ki jih nekdo brez IT-znanja težje obvlada kot pa obratno.

 

Kakor koli se bomo že odločili, pomembno je, da projektna pisarna deluje kot neodvisen center projektne odličnosti, ki skrbi za razvoj in uveljavljanje projektnega pristopa znotraj organizacije ter za kakovostno izvajanje projektov.

 

Organiziranost projektnih pisarn lahko v grobem razdelimo na dva tipa. Pri prvem je projektna pisarna le administrativni center, ki pomaga projektnim ekipam in projektnim vodjem pri administrativnih opravilih. Pripravlja torej poročila, spremlja potek projektov, skrbi za projektno metodologijo in podobno. Običajno je v takem primeru v projektni pisarni malo zaposlenih, ki tako lahko le v omejenem obsegu pomagajo s svojim znanjem in izkušnjami. V skrajnem primeru teh celo nimajo, saj so le administrativna moč.

 

Pri drugem tipu pristopa k organiziranju projektne pisarne pa nanjo gledamo kot na kompetenčni center, v katerem se dogaja vse v zvezi s projektnim delom znotraj organizacije. Administrativna pomoč v tem primeru ni njen glavni namen, pač pa se največ ukvarja z uveljavljanjem in razvojem projektne paradigme. Skrbi za projektno metodologijo, usposablja in nudi mentorstvo projektnim vodjem in članom ekip, pomaga pri razreševanju dilem in je torej glavno jedro znanja s tega področja.

 

Kateri način je ustreznejši, je odvisno od konkretne situacije, predvsem od tega, kako je projektno delo razvito znotraj okolja. Zato je tudi težko dati pravi recept za izbiro, kljub temu pa lahko rečemo, da je za heterogene organizacije, ki niso projektno organizirane, verjetno boljši drugi tip projektnih pisarn. O razlogih za to bomo podrobneje govorili v nadaljevanju, tukaj omenimo le to, da je tako lažje zagotoviti celovit pristop k projektnemu delu.

 

V taki obliki lahko projektna pisarna veliko bolje opravlja še eno pomembno nalogo, in sicer skrbništvo nad projektno metodologijo. O projektnih metodologijah smo v tej reviji v preteklosti že precej pisali, zato se na tem mestu ne bomo spuščali v podrobnosti. Velja pa omeniti, da je projektna pisarna, če je vzpostavljena, poleg vseh drugih vlog običajno tudi skrbnik veljavne projektne metodologije. To pomeni, da skrbi za njeno uporabo pri projektih, ki so v teku, hkrati pa tudi bedi nad razvojem in prilagoditvami. Svetuje in pomaga projektnim vodjem, organizira usposabljanja in z bistvenimi poudarki projektne metodologije seznanja čim širši krog zaposlenih.

 Z verigo sreče do novih uspehov

Družba Unistar PRO letos praznuje 25. obletnico. Direktor Miran Boštic ve, da upravlja z znanjem in sposobnostmi več kot sto strokovnjakov, zato bo podjetje usmeril na zahtevnejša zahodna in severna tržišča.

Preberi celoten intervju.

 

Piškotki za analitiko
Ti se uporabljajo za beleženje analitike obsikanosti spletne strani in nam zagotavljajo podatke na podlagi katerih lahko zagotovimo boljšo uporabniško izkušnjo.
Piškotki za družabna omrežja
Piškotki potrebni za vtičnike za deljenje vsebin iz strani na socialna omrežja.
Piškotki za komunikacijo na strani
Piškotki omogočajo pirkaz, kontaktiranje in komunikacijo preko komunikacijskega vtičnika na strani.
Piškotki za oglaševanje
So namenjeni targetiranemu oglaševanju glede na pretekle uporabnikove aktvinosti na drugih straneh.
Kaj so piškotki?
Z obiskom in uporabo spletnega mesta soglašate z uporabo in beleženjem piškotkov.V redu Več o piškotkih